1. Objet et définitions
Rappel Forma (ci-après « le Service ») est une plateforme en ligne éditée par [À COMPLÉTER : raison sociale de l'éditeur] (ci-après « l'Éditeur », voir Mentions légales) permettant de suivre les dates de validité des diplômes, certifications et habilitations de sécurité (CACES, SST, habilitations électriques, AIPR, etc.), de recevoir des rappels avant les échéances de recyclage et d'être mis en relation avec des centres de formation proposant des sessions adaptées.
Le Service s'adresse à trois catégories d'utilisateurs :
- Le Stagiaire (ou titulaire) : personne physique qui enregistre ses propres diplômes et habilitations afin d'en suivre les échéances.
- L'Entreprise (ou gestionnaire) : personne morale, représentée par un ou plusieurs gestionnaires (RH, QHSE, responsable de service), qui suit les habilitations de ses salariés ou membres d'équipe.
- Le Centre de formation : organisme de formation qui référence ses sessions sur la plateforme et reçoit des demandes d'inscription issues du Service.
L'Éditeur se réserve la possibilité de modifier les présentes conditions. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par e-mail ou par une notification dans le Service au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation des nouvelles conditions.
2. Création de compte et accès
L'accès au Service nécessite la création d'un compte au moyen d'une adresse e-mail valide (ou d'un fournisseur d'identité tiers proposé lors de l'inscription). L'utilisateur doit être majeur ou disposer de l'autorisation de son représentant légal, et fournir des informations exactes et à jour.
L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. Il s'engage à informer sans délai l'Éditeur de toute utilisation non autorisée.
Les comptes « Centre de formation » font l'objet d'une validation manuelle par l'Éditeur avant activation (vérification de l'existence de l'organisme, de son numéro de déclaration d'activité, de ses certifications éventuelles). L'Éditeur peut refuser ou suspendre un référencement sans avoir à motiver sa décision.
3. Conditions applicables aux Stagiaires
Le Service est gratuit pour les Stagiaires, sans limite de durée ni de nombre de certifications suivies. Il permet notamment :
- d'enregistrer ses diplômes et habilitations, avec leurs dates d'obtention et d'expiration ;
- de déposer les justificatifs correspondants (coffre-fort numérique) ;
- de recevoir des rappels (e-mail, notifications, éventuellement SMS) avant chaque échéance ;
- de partager, via un lien sécurisé et révocable, un « CV sécurité » listant ses habilitations ;
- de recevoir des propositions de sessions de recyclage de centres partenaires.
Le Stagiaire est seul responsable de l'exactitude des informations saisies (dates, intitulés, justificatifs). Il reconnaît que les rappels sont calculés à partir de ces informations et des durées de validité indicatives connues du Service.
Lorsqu'un Stagiaire est rattaché à une Entreprise (invitation ou import), il en est informé et peut accepter ou refuser ce rattachement. Il peut à tout moment quitter l'espace de l'Entreprise depuis ses Réglages.
4. Conditions applicables aux Entreprises
Le Service est gratuit pour les Entreprises, sans coût fixe, sans limite de salariés suivis. Il propose un tableau de bord d'équipe, des imports (CSV, connecteurs Digiforma, Qualiobee…), un registre de sécurité exportable et des relances des salariés.
L'Entreprise, en sa qualité de responsable de traitement des données de ses salariés, s'engage à :
- ne saisir que les données de personnes qu'elle est légitime à suivre (salariés, intérimaires, sous-traitants avec lesquels elle est en relation contractuelle) ;
- informer ces personnes de l'utilisation du Service et respecter leur droit d'opposition ; les relances directes aux salariés sont soumises à leur double opt-in ;
- désigner des gestionnaires habilités et gérer leurs accès ;
- conserver la maîtrise de ses obligations légales de suivi des habilitations, le Service n'étant qu'un outil d'aide (voir article 7).
L'Éditeur agit, pour ces données, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les conditions de ce traitement sont précisées dans la Politique de confidentialité ; un accord de traitement des données (DPA) peut être fourni sur demande à [À COMPLÉTER : contact@rappelforma.fr].
5. Conditions applicables aux Centres de formation
5.1 Référencement
Le Centre déclare disposer des autorisations, déclarations d'activité et certifications nécessaires à l'exercice de son activité (notamment numéro de déclaration d'activité et, le cas échéant, certification Qualiopi). Il s'engage à publier des informations exactes sur ses sessions (intitulé, lieu, dates, prix, places disponibles) et à les tenir à jour.
5.2 Modèle économique : commission sur inscriptions
Le référencement sur Rappel Forma est sans abonnement, sans frais d'entrée et sans coût fixe. Le Centre ne doit à l'Éditeur qu'une commission, exprimée en pourcentage du prix hors taxes de chaque inscription effectivement conclue grâce au Service (« inscription générée »).
- Taux de commission : 15 % HT du prix de l'inscription (taux par défaut, affiché dans l'espace du Centre), sauf accord particulier écrit.
- Une inscription est réputée « générée » lorsqu'un Stagiaire ou une Entreprise s'inscrit à une session à partir d'une proposition, d'un lien ou d'un formulaire du Service, et que cette inscription est confirmée par le Centre ou constatée par le Service.
- Le Centre s'engage à déclarer loyalement les inscriptions générées et à ne pas contourner la plateforme pour conclure directement une inscription issue d'une mise en relation via le Service.
- Facturation : [À COMPLÉTER : périodicité (ex. mensuelle) et délai de paiement (ex. 30 jours)]. Le paiement peut être réalisé par carte ou prélèvement via notre prestataire Stripe.
- Aucune commission n'est due sur une inscription annulée et intégralement remboursée au stagiaire avant le début de la session.
5.3 Relation avec les stagiaires
Le contrat de formation est conclu directement entre le Centre et le Stagiaire (ou l'Entreprise). L'Éditeur n'est pas partie à ce contrat et n'assume aucune responsabilité quant à la réalisation, la qualité ou le financement de la formation. Le Centre traite les données des personnes mises en relation uniquement pour répondre à leur demande, conformément au RGPD.
6. Obligations générales des utilisateurs
Tout utilisateur s'interdit notamment :
- de déposer de faux documents, de falsifier ou d'altérer un justificatif ;
- d'usurper l'identité d'un tiers ou de saisir des données sans droit ;
- de porter atteinte au fonctionnement du Service (tentatives d'intrusion, extraction massive de données, contournement des limitations d'usage) ;
- d'utiliser le Service à des fins de démarchage non sollicité.
Le Service peut recourir à une analyse automatisée des justificatifs (IA) pour pré-remplir les champs et signaler un document potentiellement altéré. Ce signalement est purement indicatif : il ne constitue ni une authentification officielle ni une décision produisant des effets juridiques à l'égard de la personne, et peut être contesté auprès de l'Éditeur.
7. Responsabilité et limites du Service
Les durées de validité et les règles de recyclage affichées sont fournies à titre indicatif et peuvent varier selon les textes applicables, les conventions collectives, les recommandations des organismes (INRS, CNAMTS…) ou les exigences propres au site d'intervention. L'utilisateur doit toujours se référer au document officiel et aux textes en vigueur.
L'Éditeur fournit le Service « en l'état » et s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour en assurer la disponibilité et la sécurité. Il ne garantit pas l'absence d'interruption (maintenance, incident chez un hébergeur ou un prestataire d'envoi) ni la délivrance effective de chaque rappel (e-mail filtré, numéro erroné, notifications désactivées par l'utilisateur ou son système). L'utilisateur reste tenu de vérifier ses échéances par ses propres moyens.
Dans la limite permise par la loi, la responsabilité de l'Éditeur est exclue pour tout dommage indirect (perte de chiffre d'affaires, sanction administrative, arrêt de chantier, perte de données imputable à l'utilisateur…) et, pour les Centres, plafonnée au montant des commissions perçues au cours des douze derniers mois.
8. Données personnelles et documents
Les utilisateurs conservent la propriété des données et documents qu'ils déposent. Ils concèdent à l'Éditeur une licence limitée, non exclusive, pour les héberger, les traiter et les afficher dans le seul but de fournir le Service (y compris leur transmission aux sous-traitants techniques listés dans la Politique de confidentialité).
Le détail des traitements, des durées de conservation et des droits des personnes figure dans la Politique de confidentialité et cookies.
9. Durée, résiliation et suppression de compte
Les présentes s'appliquent pour une durée indéterminée à compter de la création du compte.
Suppression par l'utilisateur. Chaque utilisateur peut supprimer son compte à tout moment depuis la page Réglages (« Supprimer mon compte »). La suppression est immédiate et irréversible : profil, certifications, justificatifs, liens de partage et préférences sont effacés, sous réserve des données que l'Éditeur est légalement tenu de conserver (ex. factures des Centres) et des sauvegardes techniques purgées dans un délai maximal de 30 jours. Un gestionnaire d'Entreprise doit transférer ou supprimer son espace équipe avant de supprimer son compte s'il en est le seul administrateur.
Résiliation par l'Éditeur. En cas de manquement aux présentes (faux documents, usage frauduleux, non-paiement des commissions, contournement de la plateforme), l'Éditeur peut suspendre ou clôturer le compte après notification, sans préjudice de tout dommage et intérêt. L'Éditeur peut également cesser le Service moyennant un préavis raisonnable (au moins 60 jours), période pendant laquelle les utilisateurs peuvent exporter leurs données.
10. Droit applicable et litiges
Les présentes conditions sont régies par le droit français. Toute réclamation doit être adressée en priorité à [À COMPLÉTER : contact@rappelforma.fr] en vue d'une résolution amiable. Les Stagiaires consommateurs peuvent recourir gratuitement à un médiateur de la consommation : [À COMPLÉTER : nom et coordonnées du médiateur], ou à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (ec.europa.eu/consumers/odr). À défaut, les tribunaux français sont compétents ; pour les professionnels, le tribunal de commerce du siège de l'Éditeur.